Pourquoi implémenter un logiciel TMS ?

En matière de digitalisation du transport de marchandises, le TMS est souvent considéré comme l’alpha et l’oméga. Or, s’il est parfaitement indispensable dans certains cas, il sera insuffisant dans certains cas ou superflu dans d’autres. Dans un écosystème digital transport de plus en plus complexe, comment s’y retrouver ?

Qu’est-ce qu’un logiciel TMS ? 

Un TMS (Transport Management System) est un logiciel de gestion ou de production du transport qui permet aux entreprises de Gérer les activités de transport.

Du côté des transporteurs, le TMS transport équivaut un ERP. Il sert à gérer la production du transport : recevoir les ordres de transport et y associer les moyens appropriés de façon optimisée : saturation du remplissage, minimisation des distances, respect des temps de conduite. Enfin il produit la facturation.

Du côté des chargeurs, le TMS est plutôt un logiciel de gestion qui a pour objectif de centraliser les données transport (par exemple les données track & trace afin de piloter les livraisons), de répartir les ordres de transport parmi les prestataires et de les taxer à des fins de préfacturation ou de contrôle facture. 

C’est un logiciel communiquant, aussi bien en interne (pour récupérer les bons de livraison d’un WMS) qu’en externe (pour récupérer les données de traçabilité et les factures des transporteurs).

Dans l’histoire du transport, le TMS est le premier outil digital à s’être implanté dans le domaine. Or, depuis quelques années, de nouvelles alternatives ou des compléments au TMS apparaissent petit à petit sur les marchés, pour les chargeurs comme pour les transporteurs.

Pourquoi implémenter un logiciel TMS ? 

Un Transport Management System assiste le chargeur dans l’organisation de son transport de marchandises. Ses fonctions basiques couvrent 3 besoins principaux des chargeurs : planifier, exécuter et valoriser le transport.

Le logiciel TMS permet de répartir efficacement les produits à livrer dans les camions, en fonction de leur disponibilité, de leur destination, mais aussi de leur date de livraison. L’outil permet également de prévoir la capacité nécessaire avant l’exécution du plan de transport.

Dans sa phase d’exécution, le chargeur utilise notamment le TMS pour réserver des capacités de transport dans son panel de transporteurs, ce qui, in fine, lui permettra d’optimiser son organisation transport.

En outre, le logiciel TMS est également utilisé pour simuler ses coûts de transport. L’outil recherche parmi l’ensemble des grilles tarifaires mises à sa disposition pour identifier le tarif correspondant à la tranche de poids de l’expédition.

Les avantages du TMS sont bien nombreux encore : L’étape de facturation, d’habitude chronophage et fastidieuse pour les chargeurs, se retrouve facilitée grâce à l’intégration des grilles tarifaire dans le cadre de la fonctionnalité simulation de coûts.

Selon les TMS, d’autres fonctionnalités telles que la gestion des litiges, des contrats transport, ou encore gestion de la flotte peuvent être également intégrées.

Avez-vous vraiment besoin d’un TMS pour votre transport ? 

Cas n°1 : Vous avez de fortes dépenses de transport en lot : Un logiciel TMS peut vous être utile. 

La livraison en lot implique un besoin important de planification. Dans ce cas, un TMS semble pouvoir répondre à votre besoin ! Néanmoins, avant de se lancer dans un tel investissement, il faudra se poser une question importante : à qui incombe la responsabilité de la planification transport ?

Quand un prestataire externe, comme un commissionnaire, un 3PL ou 4PL s’occupe de la planification, le TMS ne sera pas utile. C’est tout l’enjeu du prestataire externe que de planifier les opérations transport.

Si la planification est internalisée, alors le logiciel TMS sera d’une aide précieuse pour les équipes. Si vous souhaitez calculer le ROI de votre TMS, retenez que plus les volumes à expédier sont larges, plus les budgets sont importants et donc, plus le ROI est fort. Un des avantages du TMS est qu’il peut vous faire réaliser entre 1 et 10% d’économie sur votre budget transport.

Cas n° 2 : Votre activité transport est concentrée sur du réseau : Le TMS n’est pas un bon choix pour vous. 

Si vos prestations de transport sont majoritairement des flux de livraison en réseaux type groupage, messagerie, colis ou encore en express, le TMS ne sera pas un outil adapté à vos besoins. En effet, dans ce cas de figure, c’est le prestataire qui s’occupera principalement de la planification transport ainsi que de sa bonne exécution.

Pour autant, bien que la gestion soit confiée au prestataire, les équipes en interne peuvent tout à fait prendre en charge d’autres aspects du transport, comme la traçabilité. Dans ce cas, il faudra se pencher sur d’autres outils plus adaptés à ce genre de besoin.

Un CMS, parfois appelé station chargeur, est un outil couramment employé par les chargeurs pour gérer le transport du premier kilomètre (first mile). On estime qu’au-delà de 50 expéditions par jour, le recours à cet outil s’impose pour plus de fluidité dans le transport.

Cas n°3 : Vos besoins vont au-delà de l’exécution et de la planification du transport : Il existe d’autres logiciels plus avantageux. 

Devenu référence dans l’esprit de nombreux chargeurs, le TMS est le logiciel le plus utilisé dans le marché du transport. Or, depuis quelques années, bon nombre de logiciels SaaS ont vu le jour pour répondre à d’autres besoins particuliers du transport.

Le tracking, les appels d’offres électroniques, le yard management, la gestion du dernier kilomètre, le dashboarding transport et bien d’autres encore.

Pour le contrôle facture par exemple, élément fastidieux et chronophage comme expliqué plus haut, il est possible d’utiliser une plateforme dédiée entièrement à la tâche. Comme pour un TMS, la plateforme collecte des données de facturation, des conditions, grilles tarifaires, et peut s’atteler à la vérification des écarts de prix. Certains outils vont même plus loin, en qualifiant précisément la nature de l’erreur de facturation, et en automatisant le processus de « cash recovery ».

Les contraintes liées au contrôle facture s’effacent donc pour allouer plus de temps aux équipes transport sur des sujets plus importants.

Alors, devez-vous vous doter d’un TMS ?  

Nous l’avons vu, il est nécessaire de se poser les bonnes questions avant de faire son choix : identifier ses besoins et les solutions les plus adaptées, le niveau d’investissement requis pour la gestion avec un nouvel outil, le retour sur investissement du logiciel utilisé.

En fonction du besoin, il faudra donc s’assurer de peser le pour et le contre afin de faire un choix éclairé entre toutes les solutions disponibles : TMS, CMS, solutions digitales…

Beaucoup de grandes entreprises dotées d’un TMS, ont fait le choix de s’appuyer également sur des solutions digitales.

Définir ses besoins de digitalisation et s’équiper ne sont pas des choses simples. C’est pourquoi chez bp2r, nous vous accompagnons dans la définition de votre feuille de route et la sélection de vos outils pour obtenir un ROI certain.